Ofiste zaman, çoğu zaman planlanan işlerle değil, gün içinde gelen taleplerle dolar. Bir telefon, ardından acil olduğu söylenen bir e-posta, sonra beklenmedik bir toplantı derken gün biter ve asıl yapılması gereken iş yarım kalır. Zaman yönetimi, bu akışı tamamen kontrol etmek değil, en önemli işlere yer açmayı mümkün kılan bir düzen kurmaktır.
Önemli ile acili ayırmak
Yaygın kullanılan yöntemlerden biri, işleri önem ve aciliyet açısından dört gruba ayırmaktır. Hem önemli hem acil olan işler hemen yapılır; önemli ama acil olmayanlar takvimde belirli bir zamana yerleştirilir; acil ama önemsiz görünenler mümkünse devredilir; ne önemli ne acil olanlar ise listeden çıkarılır. Bu ayrım, gün boyunca karşılaşılan her talebe aynı hızla tepki verme alışkanlığını kırmaya yardımcı olur.
Takvimi bilinçli kullanmak
Takvim yalnızca toplantıların değil, odaklanma gerektiren işlerin de yeridir. Rapor hazırlamak ya da uzun bir yazışmayı tamamlamak için takvime kesintisiz zaman blokları eklemek, bu sürelerin başka işlerle dolmasını önler. Yönetici asistanları için yöneticinin takvimi ile kendi takvimini birlikte düşünmek, toplantı öncesi ve sonrası hazırlık sürelerini hesaba katmak gerekir. Toplantıların daha kısa ve verimli olmasına yönelik öneriler toplantı ve etkinlik organizasyonu sayfasında yer alıyor.
E-posta ve mesajlar
Gelen kutusunu sürekli açık tutmak, dikkatin her bildirimde bölünmesine neden olur. Gün içinde belirli aralıklarla e-postaları kontrol etmek, kısa yanıtları hemen vermek ve uzun yanıt gerektirenleri takvime almak işe yarayan bir yaklaşımdır. Açık ve kısa yazılmış mesajlar, karşılıklı yazışma trafiğini de azaltır; ipuçları için iş yazışmaları rehberi sayfasına bakabilirsiniz.
Kesintilerle başa çıkmak
- Sık sorulan sorular için ortak bir bilgi notu hazırlamak
- Odaklanma gerektiren saatlerde bildirimleri kısmak
- Gelen talepleri hemen yapmak yerine kısa bir listeye not etmek
- Gün sonunda ertesi günün ilk üç işini belirlemek
Mola ve sınırlar
Verimli çalışmak, aralıksız çalışmak anlamına gelmez. Düzenli kısa molalar dikkatin tazelenmesine yardımcı olur. Öğle arasını korumak, iş bitiminde bildirimleri kapatmak ve hafta sonunu iş planlamasına ayırmamak uzun vadede tükenmeyi önler. Bu konuda daha fazla bilgi ofiste stres yönetimi sayfasında bulunuyor.