İş yazışmaları, bir kurumun ve onu temsil eden kişinin özenini doğrudan yansıtır. Yanlış bir hitap, eksik bir ek ya da belirsiz bir talep, hem zaman kaybına hem de yanlış anlaşılmalara yol açabilir. Özellikle kamu kurumlarıyla yoğun yazışmanın yapıldığı Ankara’da resmî dil ile günlük iş dilini ayırt edebilmek önemli bir beceridir.
E-postanın yapısı
İyi bir iş e-postası, konu satırından başlar. Konu satırı, mesajın içeriğini birkaç kelimeyle özetlemeli ve alıcının e-postayı daha sonra kolayca bulmasını sağlamalıdır. Mesajın ilk cümlesinde amacın belirtilmesi, ayrıntıların ardından gelmesi ve beklenen eylemin açıkça yazılması okuyucunun işini kolaylaştırır. Uzun mesajlarda kısa paragraflar ve gerekirse maddeler kullanmak okunurluğu artırır.
Hitap ve kapanış
İlk yazışmalarda unvanlı ve saygılı bir hitap tercih edilmelidir. Karşı taraf daha samimi bir dile geçtiğinde bu tona uyum sağlanabilir. Kapanışta selamlama, ad soyad, unvan ve gerekli iletişim bilgilerini içeren tutarlı bir imza kullanmak profesyonel bir izlenim yaratır.
Resmî yazılar
Resmî yazılar, belirli bir düzene göre hazırlanır: sayı ve tarih bilgisi, konu, muhatap, ilgi tutulan yazılar, metin, imza ve ekler bu düzenin temel parçalarıdır. Metin kısa, açık ve nesnel olmalı; duygusal ifadelerden ve gereksiz tekrarlardan kaçınılmalıdır. Kurumların kendi yazışma kuralları ve şablonları bulunabileceğinden, yeni bir işe başlayan asistanın önce bu şablonları incelemesi önerilir.
Sık yapılan hatalar
- Eki eklemeyi unutmak ya da yanlış dosyayı göndermek
- Gereksiz yere herkesi yanıtlamak
- Tamamı büyük harfle yazmak ya da aşırı ünlem kullanmak
- Bağlaç olan “de” ve “ki” yazımında hata yapmak
- Konu satırını boş bırakmak ya da eski bir yazışmanın konusunu değiştirmeden kullanmak
Gizlilik ve saklama
Kişisel veri ya da ticari sır içeren belgeleri gönderirken alıcı listesini iki kez kontrol etmek, gerekiyorsa dosyaları şifreli paylaşmak önemlidir. Önemli yazışmaların düzenli klasörlerde arşivlenmesi, ileride bir karar ya da talebin izini sürmeyi kolaylaştırır; arşiv düzeni için ofis yönetimi sayfasına bakabilirsiniz. Toplantı tutanaklarının yazımı için toplantı ve etkinlik organizasyonu, yazışma becerilerini geliştirmeye yönelik eğitimler için ise sekreterlik eğitimi ve sertifikalar sayfası yol gösterici olabilir.